組織に蔓延するモンスターとの仁義なき戦い

@埼玉県加須市発:とある税理士事務所が日本一になる(予定)までの実録ブログです。組織の成長・紆余曲折を赤裸々に発信していきます。

なぜ?何でも相談室が必要なのか?

夏の終わりはお腹の調子がゴロゴロの北村です。

 

今日は、動画エピソード⑦スタッフアンケートの実施

 

kitamura-promo.hatenablog.com

 

でお話しした「何でも相談室」について書いてみたいと思います。

 

 

社長さんの多くは、

従業員からの質問でイラっとしたことがあると思います。

 

例えば、こんな会話。あるあるですよね。

 

従業員:「社長、ちょっといいですか?」

 

社長:「今、忙しいんだけど・・・何かな?」

 

従業員:「取引先から納期がいつになるか問合せの電話が入っているんですけど、どうすれば良いですか?」

 

社長:イラッ「どの商品の納期の話で、自分で納期表を見て回答できないの?」

 

従業員:「それが納期表は今、Bさんが使っていて、見ることができないんですよぉ」

 

社長:イライラッ「お客様を電話で長時間待たせたら失礼だから、折り返し電話で回答したら?」

 

従業員:「そうですね。じゃあそうします。」

 

社長:イライライラッ「あのさぁ、そんなこと自分で考えれば解決できるでしょ!こっちも忙しくて重要な仕事しているんだからさぁ、いちいち何でもかんでも聞いてくるなよぉ!!」

 

きっと社長さんはとても残念な気持ちになると思います。

「なぜ、従業員は自分で考えて行動できないのか?」

「なぜ、何でもかんでも聞いてくるのか?」

「なぜ、忙しい社長に気づかって相談するタイミングを考えないのか?」

 

社長は、

同時進行でたくさんの仕事をこなさなければなりません。

そして、重要な案件など集中して仕事をする時間が必要です。

 

ですから、

従業員から前例のような質問を受けるたびに、イラっとしてしまうのです。

社長のイライラは、職場の雰囲気に非常に大きな影響を与えます。

従業員から見ると、とても相談しにくい空気が漂います。

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この状態がドンドン悪化していくと・・・

従業員は相談できない

 ↓

ミスが発生する

 ↓

社長が激怒する

 ↓

従業員はミスを隠す

 ↓

会社の存続の危機

 

という最悪の事態に陥ってしまいます。

 

従業員が、

自立・自律して仕事に取り組めるようになるためには、

次のような状態になっている必要があります。

 

★物事の考え方や仕事のやり方が、誰が見てもすぐ出来るレベルでマニュアル化されている

 

★仕事への取組み方や心構えについて、従業員へのモラル教育がなされている

 

★報告・連絡・相談のルールやマナーが社内で統一されている

 

★選択を迫られたときに判断基準となる会社の価値観が明確に示されている

 

★従業員の正しい行動が評価される制度を整えられている

 

 

しかし、中小企業にとっては非常に高いハードルだと言えます。

人材や資金に限りもありますし、直接売上に影響がないことはどうしても後回しになってしまいます。

 

 

会社の規模が5名ぐらいまでは、

社長がすべての指揮をとり、的確にスピーディに従業員に指示を出せます。

社長と従業員との距離感も近いので、社長の考えや価値観も従業員に伝わります。

ですから、大問題となるミスも起きにくいはずです。

 

しかし、会社の規模が大きくなっていくと・・・

社長が会社のすべてを把握することは困難になってきます。

社長の考えや価値観を理解していない従業員も出てきます。

ですから、従業員は仕事上の判断に迷うことが多くなります。

でも・・・社長はもの凄く忙しくなっているので、

前例のような質問をされるとイライラが生れてしまうのです。

 

これを脱却するためには、やはり

★物事の考え方や仕事のやり方が、誰が見てもすぐ出来るレベルでマニュアル化されている

★仕事への取組み方や心構えについて、従業員へのモラル教育がなされている

★報告・連絡・相談のルールやマナーが社内で統一されている

★選択を迫られたときに判断基準となる会社の価値観が明確に示されている

★従業員の正しい行動が評価される制度を整えられている

 

 という状況に会社をビルドアップする他にありません。

 

ですが、

時間がかかります。

とても大変な作業です。

社長の根気もいります。

ノウハウも必要です。

 

私たちFUNSでも、今まさに、これらに取組んでいる最中です。

まだゴールしていませんので、

まだまだ社長である私のイライラも発生してしまいます。

忙しく仕事をしているときに、

「社長ちょっと質問していいですか?」と来られると、

反射的にイラっとしてしまいます(^^;

 

ですから、私の心の準備のために、

「何でも相談室」の時間を作りました。

毎日13:00~14:30までをこの時間にしています。

この時間は、

・スタッフは何でも相談して良いですよ。

・私はどんな相談でもイラっとせずに答えますよ。

と公表しています。

 

毎日の仕事の習慣にしてしまい、

自分を強制的にマインドセット(心の準備)する作戦です。

 

私自身が徳を積んで、

イラっとしない人格者になるまでには時間がかかります(たぶん無理です)。

 

私自身が仕事をせずに、

従業員からの相談にいつでも何時間でも付き合うことは不可能です。

 

ですから、

私たちFUNSが日本一の素晴らしいチームになるまでは、

「何でも相談室」がとても有効なやり方だと思っています。

 

共感された社長さんや同じような悩みをお持ちの社長さんは、

ぜひ参考になさってください♪

 

あとがき:それでもイラっとしてしまうこともあります。。。人間だもの。。。